職種別・実務自動化ガイド
行政書士がNotion AIで顧客・案件管理を効率化する方法
PR本記事はアフィリエイト広告(プロモーション)を含みます。紹介する商品・サービスの選定基準や体験談は編集部の見解に基づきます。
この記事を読むと何ができるようになるか
- 複数の許認可申請案件を同時に抱えたとき、進捗・期限をどう一元管理すればよいかがわかります
- Notionでの案件管理データベースの具体的な構成例(テンプレート)が手に入ります
- 依頼者の個人情報を扱う際に気をつけるべき点を含め、そのまま使えるプロンプト例が3つ手に入ります
以前の記事「行政書士がChatGPTで許認可申請書のドラフトを作る方法」では、ChatGPTで申請書の文章構成を効率化する方法を紹介しました。しかし、複数の依頼者から案件を抱えるようになると、次に悩ましくなるのが「どの案件が、今どの段階にあり、期限はいつか」を把握し続けることです。この記事では、Notionのデータベース機能とAI機能を使って、案件の進捗・期限管理を効率化する方法を紹介します。
重要な注意事項: 本記事で紹介するのは、あくまで案件の進捗・期限を「管理」するための効率化方法です。許認可要件の該当性判断や申請内容そのものの正誤判断は含まれません。また、依頼者の氏名・住所・事業内容などの個人情報を扱う業務であるため、外部サービスへの情報入力にあたっては、必ず利用規約・データの取り扱い方針を事前に確認し、必要に応じて仮名化するなどの配慮を行ってください。
そもそもの悩み: 案件が増えるほど「今どうなっているか」が見えなくなる
複数の依頼者・複数の許認可案件を並行して進めていると、次のようなことが起きがちです。
- どの案件が「依頼者からの資料待ち」で、どの案件が「窓口への提出待ち」なのか、記憶だけでは追いきれなくなる
- 提出期限や更新期限が案件ごとに異なり、うっかり見落としそうになる
- 過去に似たような業種・案件があったはずなのに、どのファイルに記録したか探すのに時間がかかる
これらは、案件数が少ないうちは何とかなっても、増えるほど確実に負担が大きくなっていく類の問題です。
Notionでの案件管理データベースの構成例
案件ごとに個別のメモやファイルを作るのではなく、まず「案件一覧」という1つのデータベースを作り、次のような列(プロパティ)を用意します。
| 列名 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| 案件名 | 依頼者名・許認可の種類を組み合わせた名前 | 「◯◯建設 建設業許可申請」 |
| ステータス | ヒアリング中/書類作成中/提出済み/完了 | 「書類作成中」 |
| 提出期限 | 申請・更新の期限日 | 「2026-09-15」 |
| 担当窓口 | 提出先の行政窓口 | 「◯◯県庁 建設業課」 |
| 次のアクション | 次に自分がやるべきこと | 「依頼者に追加書類を依頼」 |
この構成にしておくと、「今、期限が近い案件だけを一覧したい」「ヒアリング中の案件だけを見たい」といった絞り込みが、フィルターや並び替えですぐにできるようになります。
⚠️ 注意: 案件名・依頼者情報などの個人情報をデータベースに登録する際は、共有範囲の設定(自分だけが見られる状態になっているか)を必ず確認してください。複数人で使う場合も、閲覧権限を必要な範囲に絞ることをおすすめします。
AIに、案件管理の相談をしてみる
自分: 複数の許認可申請案件を並行して抱えており、進捗と期限の管理に苦労しています。Notionで案件を一元管理するためのデータベース構成を提案してください。
AI: 「案件一覧」というデータベースを作り、案件名・ステータス・提出期限・担当窓口・次のアクションをプロパティとして持たせる構成をおすすめします。提出期限のプロパティを日付形式で登録しておけば、期限が近い順に並び替えたり、「今週提出期限が来る案件」のようなフィルタービューを作ったりできます。
「案件ごとにファイルを分ける」のではなく、「1つの一覧の中で状態を管理する」という発想の転換が、この相談で明確になりました。
期限が近い案件を、AIにリマインドの形で整理してもらう
複数の案件(=複数のページ)をまたいで横断的に一覧化するこの使い方は、Notion AIの中でも「複数ページを横断した検索・要約」(Notionでは「Enterprise Search」「Ask Notion」等と呼ばれる)にあたる機能で、Businessプラン以上(月額$20/ユーザー〜)専用です。Free・Plusプランでは利用できません。無料・Plusプランで使えるのは、1ページ内の文章生成・要約・翻訳といった範囲にとどまります。
| プラン | 複数案件を横断した一覧化・要約(この使い方) | 1ページ内の生成・要約・翻訳 |
|---|---|---|
| Free / Plus | 利用不可 | 利用可能 |
| Business以上(月額$20/ユーザー〜) | 利用可能 | 利用可能 |
自分: 現在抱えている案件のうち、提出期限が近いものと、次にやるべきアクションを一覧でまとめてください。
AI: (Notion AI側からの応答例)提出期限が最も近いのは「◯◯建設 建設業許可申請」で、次のアクションは「依頼者への追加書類の依頼」です。次いで「△△商店 飲食店営業許可申請」が控えており、こちらは「窓口への事前相談」が次のアクションとして記録されています。
複数の案件を1件ずつ思い出して確認する代わりに、まず全体を俯瞰した一覧をもらってから、優先順位をつけて着手する、という進め方ができるようになります。
💡 ポイント: AIに一覧化してもらう内容は、あくまで「自分が事前に登録した情報」を整理し直しているだけです。登録自体を忘れていた案件や、更新し忘れていたステータスまでは拾えないため、日々の登録・更新自体は引き続き自分で行う必要があります。
AIに相談するためのプロンプト例(3つ)
プロンプト例(案件管理用データベースの構成を相談する場合):
複数の許認可申請案件を並行して抱えており、進捗と期限の管理に
苦労しています。Notionで案件を一元管理するためのデータベース
構成(プロパティの項目案)を提案してください。
・扱う案件の種類: [例: 建設業許可、飲食店営業許可など]
・特に見落としを防ぎたいこと: [例: 提出期限、依頼者からの回答待ち]プロンプト例(期限が近い案件を整理してもらう場合、Businessプラン以上専用):
現在抱えている案件のうち、提出期限が近いものを優先順位順に
整理してください。それぞれ、次に自分がやるべきアクションも
あわせて挙げてください。プロンプト例(依頼者とのやり取りメモを整理する場合、個人情報の取り扱いに注意):
以下は、依頼者とのやり取りメモです。案件の進捗管理に使えるよう、
「決定事項」「未確定事項」「次回確認すべきこと」に整理してください。
・依頼者の氏名・連絡先など特定につながる情報は、
このメモには含めていません(仮の内容に置き換え済みです)。
[やり取りメモを貼り付け(個人情報は事前に仮名化しておく)]💡 ポイント: 依頼者とのやり取りをAIに整理してもらう際は、氏名や連絡先などの個人情報をそのまま入力せず、仮の名前に置き換えるなどの一手間を加えることをおすすめします。案件管理の効率化と、個人情報の取り扱いへの配慮は、両立させて考える必要があります。
まずはここから: 最初の一歩
- Notion公式サイトにアクセスし、無料プランでアカウントを登録する(既にアカウントがある場合はそのまま利用できます)
- 新しいページを作成し、「案件一覧」という名前のデータベースを1つ作る
- 上記の表を参考に、ステータス・提出期限・担当窓口・次のアクションのプロパティを追加する
- 現在抱えている案件を、依頼者の個人情報を仮名化した状態で、このデータベースに1件ずつ登録していく
- 共有範囲の設定(自分だけが見られる状態になっているか)を必ず確認してから運用を始める
⚠️ 注意: 上記の手順(データベースの作成・登録)は無料プランで完結しますが、「期限が近い案件を横断的に一覧化・要約してもらう」機能自体はBusinessプラン以上(月額$20/ユーザー〜)専用です。無料・Plusプランのままでは、この部分は同じようには再現できない可能性があるため、試す前に契約プランを確認してください。
使用例: 複数の許認可案件を抱える行政書士・平野さんのケース
独立して2年目の行政書士・平野さんの例です。平野さんは、依頼を受ける案件が徐々に増え、「どの案件が今どの段階にあるか」をノートとメールの履歴を行き来しながら確認する状態が続き、確認漏れが起きないか不安を感じていました。
- まず「案件管理用データベースの構成を相談する」プロンプトを使い、ステータス・提出期限・担当窓口・次のアクションを持つ「案件一覧」データベースを作成しました
- 抱えている案件を、依頼者名は仮名に置き換えた状態でこのデータベースに登録し直しました
- 週の初めに「期限が近い案件を整理してもらう」プロンプトを使い、その週に優先すべき案件を確認する習慣にしました
- 依頼者とのやり取りメモを整理する際は、氏名や連絡先を仮名に置き換えたうえでAIに整理してもらい、決定事項と未確定事項を分けて記録するようにしました
平野さんいわく、「ノートとメールを行き来して思い出していた確認作業が、まず一覧を見れば把握できる状態になったのは気持ちが楽になった。ただし、要件の判断や依頼者への説明は結局すべて自分で行っており、そこは省略できないし、省略してはいけない部分だと思う」とのことでした。
⚠️ 注意: この使用例は、あくまで「案件の進捗・期限管理」を効率化した例です。許認可要件の該当性判断や、依頼者への最終的な説明・助言は、いずれも平野さん(有資格者本人)が行っています。この役割分担を崩さないことが重要です。
Before/After比較
| 項目 | 従来のやり方 | Notion AI活用後 |
|---|---|---|
| 案件の状況把握 | ノート・メール履歴を行き来して確認 | データベースの一覧・フィルターですぐ確認 |
| 期限管理 | 個々に記憶・手帳で管理 | 提出期限プロパティで並び替え・絞り込み |
| 依頼者とのやり取りメモ | そのまま蓄積するだけになりがちだった | 決定事項/未確定事項に整理して記録 |
| 要件の該当性判断 | 有資格者が判断(変わらず) | 有資格者が判断(変わらず・省略不可) |
※上記は一般的に想定される変化の整理であり、当社が数値として計測したものではありません。
気をつけたいこと
- 複数案件を横断して一覧化・要約する機能は、Businessプラン以上(月額$20/ユーザー〜)専用です。Free・Plusプランのままでは体験できないため、契約前に自分のプランを必ず確認してください
- 依頼者の氏名・住所・連絡先などの個人情報を外部サービスに入力する際は、必ず利用規約・データの取り扱い方針を事前に確認し、可能な範囲で仮名化するなどの配慮を行ってください
- データベースの共有範囲の設定(自分だけが見られる状態になっているか)は、定期的に見直すことをおすすめします
- AIによる進捗の整理・要約は、あくまで自分が事前に登録した情報をもとにしています。登録・更新自体を忘れていた場合はAIも気づけないため、日々の入力習慣が前提になります
⚠️ 注意: 本記事で紹介した内容は、案件の進捗・期限「管理」の効率化に関するものです。許認可要件の該当性判断・添付書類の要否判断・依頼者への最終的な説明は、必ず有資格者である行政書士本人が行ってください。
よくある質問
Q. 依頼者の個人情報をNotionに登録しても大丈夫ですか? 利用するサービスのデータの取り扱い方針を必ず事前に確認してください。心配な場合は、氏名を仮の名前に置き換えるなど、個人が特定されない形で管理する方法もあります。
Q. 少人数の事務所でもデータベースを作る価値はありますか? あります。案件数が少ないうちから一覧で管理する習慣をつけておくと、案件が増えたときに慌てて整理し直す手間を避けられます。
Q. 次は何をすればいいですか? Notionだけでなく、他のタスク・案件管理ツールとの違いも知りたい場合は「タスク・案件管理ツール比較(Notion vs Google系ツール vs Trello、個人事業主向け)」もあわせてご覧ください。
まとめ
複数の許認可申請案件を抱えるようになると、進捗・期限をどう一元管理するかが実務上の課題になります。Notionのデータベースで案件ごとのステータス・期限・次のアクションを整理し、Notion AIで期限が近い案件を俯瞰的に確認する仕組みを作ることで、確認漏れのリスクを減らせます。ただし、依頼者の個人情報を扱う以上、共有範囲の設定や仮名化などの配慮は欠かせません。要件の該当性判断や依頼者への説明は、引き続き有資格者本人が行う必要がある点も忘れないでください。