タスク・案件管理ツール比較(Notion vs Google系ツール vs Trello、個人事業主向け)

PR本記事はアフィリエイト広告(プロモーション)を含みます。紹介する商品・サービスの選定基準や体験談は編集部の見解に基づきます。

この記事を読むと何ができるようになるか

個人事業主が候補に挙げやすいタスク・案件管理ツール3つ(Notion・Google系ツール・Trello)の違いが、料金・管理スタイル・連携面の観点で整理してわかります
「自分の場合はどれを選べばいいか」を、断定ではなく状況別の判断材料として持ち帰れます
導入前にAIに相談して選定材料を整理してもらうためのプロンプト例が3つ手に入ります

タスク管理・案件管理のツールは選択肢が多く、「結局どれが自分に合うのか」で迷いがちです。この記事では、個人事業主が候補に挙げやすい3つのツール(ページ・データベース型のNotion、シンプルなToDoリスト型のGoogle Tasks(Google ToDo リスト)、カンバンボード型のTrello)を、公平な観点で比較します。**「これが一番」という結論は出しません。**あなたの案件の数、管理したい情報の量、すでに使っている周辺ツールによって、向き不向きが変わるためです。

比較の前提: 何を基準に選ぶべきか

タスク・案件管理ツールを選ぶときに、確認しておきたい基準は主に次の4つです。

基準	確認したいこと
料金	無料プランの範囲、有料プランへ移行する目安
管理スタイル	ページ・データベース型か、シンプルなToDoリストか、カンバンボード型か
連携のしやすさ	すでに使っているメール・カレンダー等のツールと相性が良いか
情報量の多さ	案件のメモ・資料までまとめて管理したいか、シンプルなタスクの進捗だけでよいか

この4つの軸で、3つのツールを見ていきます。

3ツール比較表

項目	Notion	Google Tasks(Google系)	Trello
料金	無料プランあり(個人利用のページ・ブロックは無制限)、Plus 月額$10/ユーザー〜	完全無料(Googleアカウントがあれば利用可能)	無料プランあり(ボード数・添付容量に制限)、Standard/Premiumは有料(Premiumは14日間の無料トライアルあり)
得意な管理スタイル	ページ・データベースで案件メモや資料まで柔軟に管理	シンプルなToDoリストとしての管理	カンバンボード(付箋を貼っていくような見た目)でタスクの進捗を管理
無料プランの制限の目安	ファイルアップロード上限5MB、ページ履歴は7日間	特になし(そのぶん機能自体もシンプル)	ボード数10枚まで、添付ファイル10MBまで、自動化(Butler)は月250回まで
連携のしやすさ	Notionカレンダー、Gmail同期(Notionメール)など	Gmail・Googleカレンダー・Google Driveとの連携が強力	Slack等の外部ツールとの連携機能(Power-Ups)を用意
AI機能	Notion AI(フル機能は上位プランが中心で、無料プランでは限定的な範囲)	生成AI機能は基本的になし、シンプルさが特徴	一部プランでAIによるアシスト機能を搭載(プランにより異なる)

※料金・プラン内容は変更されることがあります。契約前に必ず各社公式サイトで最新情報をご確認ください。

Notionの特徴

Notionは、ページとデータベースを組み合わせて、案件管理からメモ・資料の保管まで1つのツールにまとめられるのが特徴です。無料プランでも、個人利用であればページ・ブロックの作成数に制限がなく、サブタスクや依存関係、カスタムプロパティを含むデータベース機能も利用できます。

向いている人: 案件ごとのメモ・資料・進捗をまとめて1か所で管理したい人、テーブル形式で案件を一覧管理したい人
気をつけたい点: 無料プランはファイルアップロード容量(5MBまで)やページ履歴の保存期間(7日間)に制限があります。また、フル機能のNotion AIは上位プランが中心で、無料プランでは試用の範囲にとどまります

まずは無料プランの範囲で試してみたい方は、Notion公式サイトから無料登録して始めてみましょう。

Google Tasks(Google系ツール)の特徴

Google Tasks(Google ToDo リスト)は、Googleアカウントがあれば追加費用なしで使えるシンプルなタスク管理ツールです。GmailやGoogleカレンダー、Google Driveのサイドパネルからすぐにアクセスでき、期限設定・通知機能で進捗を管理できます。

向いている人: すでにGmail・Googleカレンダーを日常的に使っていて、シンプルなToDo管理で十分な人。案件ごとの複雑な情報管理までは求めていない人
気をつけたい点: シンプルな分、案件のメモ・資料を細かく蓄積したり、カンバンボードのように視覚的に進捗を把握したりする機能はありません

まずはtasks.google.comにアクセスするか、普段使っているGmail・カレンダーのサイドパネルから試してみましょう。

Trelloの特徴

Trelloは、カンバンボードと呼ばれる、付箋(カード)を貼って動かしていくような見た目でタスクの進捗を管理できるツールです。「未着手」「進行中」「完了」のようにリストを分け、カードをドラッグして移動させることで進捗が一目でわかります。

向いている人: 複数の案件・タスクの進捗状況を、視覚的にパッと把握したい人。取引先や協力者とタスクを共有しながら進めたい人
気をつけたい点: 無料プランはボード数(10枚まで)や添付ファイル容量(10MBまで)、自動化の実行回数(月250回まで)に制限があります。案件が増えてきた場合は上位プランへの移行を検討する必要があります

まずは無料プランの範囲で試してみたい方は、Trello公式サイトから無料登録して始めてみましょう。

どう選ぶか: 状況別の考え方

3つとも個人事業主に広く使われているツールであり、「絶対的な正解」はありません。以下はあくまで一般的な傾向としての目安です。

案件のメモ・資料までまとめて1か所で管理したい → Notionのようなページ・データベース型から検討しやすい
とにかくシンプルに、日々のToDoだけ管理できれば十分 → Google Tasksのような無料のシンプル型が候補になりやすい
複数案件の進捗を視覚的にパッと把握したい、協力者と共有したい → Trelloのようなカンバンボード型が候補になりやすい
すでに特定のツール(Gmail・Googleカレンダー等)を使っている → その連携のしやすさを優先して選ぶのが無難

💡 ポイント: 迷ったら、まず無料プランで実際に触ってみて、自分の案件数・管理したい情報量に合うかを確認するのが確実です。3つとも無料の範囲で始められます。

まずはここから: 無料で試してみる手順

どのツールも無料プランが用意されているため、契約前にまず実際の画面を触ってみることをおすすめします。

案件のメモ・資料までまとめて管理したい場合: Notion公式サイトにアクセスし、無料アカウントを作成して、案件一覧のデータベースを1つ作ってみる
シンプルなToDo管理で十分な場合: Google Tasksにアクセスし(Googleアカウントがあればすぐ使えます)、今日のタスクを3つ入力してみる
視覚的に進捗を把握したい場合: Trello公式サイトにアクセスし、無料アカウントを作成して、「未着手」「進行中」「完了」の3つのリストを持つボードを1つ作ってみる
実際に1週間ほど使ってみて、自分の案件数・管理したい情報量に合うかを確認し、必要に応じて別のツールも試してみる

AIに選定を手伝ってもらうプロンプト例(3つ)

プロンプト例(自分の状況を整理して比較軸を作ってもらう場合):

タスク・案件管理ツールを選ぶにあたり、私の状況を整理してください。
・並行している案件の数: [数]
・管理したい情報の量(メモ・資料まで残したいか、シンプルなToDoで十分か): [内容]
・すでに使っているツール(メール・カレンダー等): [内容]
・優先したいこと(価格重視/視覚的なわかりやすさ重視/情報の蓄積重視など): [内容]

この情報から、私が比較検討する際に重視すべき基準を3つ整理してください。

プロンプト例(乗り換え時のチェックリストを作ってもらう場合):

現在使っているタスク管理ツールから、別のツールに
乗り換える際に確認しておくべきチェックリストを作成してください。
・現在のツール: [ツール名]
・乗り換え候補: [候補のツール名]
・特に心配していること: [例: 過去のタスク・案件データの引き継ぎ]

プロンプト例(案件管理のテーブル設計を相談する場合):

[使いたいツール名、例: Notion]で案件管理のテーブルを
作りたいです。個人事業主が案件管理で最低限持っておくべき
列(項目)の候補を提案してください。
・扱う案件の内容: [内容]

使用例: 複数のクライアントワークを抱える個人事業主・松岡さんのケース

デザイン制作の仕事を複数のクライアントから請け負っている個人事業主の松岡さんの例です。松岡さんは、案件が増えるにつれて、どの案件がどこまで進んでいるかを頭の中だけで把握しきれなくなってきたと感じていました。

まず「自分の状況を整理して比較軸を作ってもらう」プロンプトを使い、並行している案件数(5〜6件)と、「進捗を視覚的にパッと把握したい」という優先事項を整理しました
整理した結果、視覚的にわかりやすいカンバンボード型のツールを軸に検討することにしました
Trelloの無料プランで、「依頼受付」「制作中」「確認待ち」「納品済み」の4つのリストを持つボードを作成しました
案件が増えて無料プランの上限に近づいたタイミングで、上位プランへの移行を検討する、という段階的な進め方にしました

松岡さんいわく、「案件の状況を頭の中で覚えておく必要がなくなり、ボードを見るだけで『次に何をすべきか』が一目でわかるようになった感覚がある」とのことでした(これは松岡さんの体感であり、当社が効果を計測した数値ではありません)。

導入時の注意点

取引先の情報や案件の詳細など機密性の高い情報を扱うツールのため、契約前にデータの取り扱い方針やセキュリティ体制も確認しておくことをおすすめします
複数のツールを併用しすぎると、かえって情報が分散してしまいます。まずは1つのツールに絞って試し、必要性を感じてから追加のツールを検討することをおすすめします

⚠️ 注意: どのツールも、無料プランの範囲・料金プランの内容は変更されることがあります。契約前に必ず公式サイトで最新の情報を確認してください。

よくある質問

Q. 3つの中で結局どれが一番おすすめですか? 本記事では特定の1つを「一番」とは断定していません。案件数、管理したい情報の量、すでに使っている周辺ツールによって、向き不向きが変わるためです。まずは無料プランで実際に触ってみることをおすすめします。

Q. 複数のツールを併用してもいいですか? できないことはありませんが、情報が分散しやすくなるため、まずは1つのツールに絞って使ってみることをおすすめします。

Q. 途中で他のツールに乗り換えることはできますか? 多くのツールでデータのエクスポート機能などが用意されていますが、移行のしやすさはツールや契約プランによって異なります。乗り換えを検討する際は、事前に各社のヘルプページやサポート窓口で確認することをおすすめします。

まとめ

Notion・Google Tasks・Trelloは、いずれも個人事業主に使われているタスク・案件管理ツールですが、得意な管理スタイルが異なります。情報をまとめて管理したいか、シンプルなToDoで十分か、視覚的な進捗把握を重視するかによって、選ぶべきツールは変わります。まずは無料プランを使って、自分の案件の数・管理したい情報量に合うかどうかを実際に確認することから始めてみてください。