行政書士がChatGPTで許認可申請書のドラフトを作る方法

PR本記事はアフィリエイト広告(プロモーション)を含みます。紹介する商品・サービスの選定基準や体験談は編集部の見解に基づきます。

この記事を読むと何ができるようになるか

行政書士業務の中で、ChatGPTがどこまで役立ち、どこからは任せてはいけないかが具体的にわかります
そのままコピーして使える、リスクを抑えた形のプロンプト例が4つ手に入ります
行政書士の山口さんの実例で、実際にどう使い分けるかの流れがイメージできます

重要な注意事項: 本記事で紹介する内容は、申請書ドラフト作成の効率化に関する一般的な情報提供であり、法律行為そのものの代替ではありません。ChatGPTを含む生成AIの回答には、誤った条文解釈や存在しない要件を事実であるかのように出力してしまうリスクがあります。実際の許認可申請書の作成・提出にあたっては、必ず有資格者である行政書士本人が内容を確認し、最終的な責任のもとで手続きを行ってください。本記事の内容は、その確認作業を代替するものではありません。

ChatGPTが役立つ場面

申請理由書・事業計画書など、定型的な構成を持つ文章のたたき台作成
過去に作成した書類の言い回しを別の案件向けに調整する下書き作業
依頼者へのヒアリング項目リストの整理

ChatGPTに任せるべきではない範囲

許認可要件の該当性判断(業種・自治体・時期によって要件が異なり、法改正の反映も保証されないため)
添付書類の要否や様式そのものの正誤判断
依頼者への最終的な説明・助言

⚠️ 注意: 上記の「任せるべきではない範囲」は、業務効率化の可否ではなく、有資格者の専権事項であるという性質上の線引きです。ChatGPTの回答が一見もっともらしくても、この範囲の最終判断を委ねることは絶対に避けてください。

全体の流れ(図解)

① 対象の許認可の種類と、確認済みの事実関係を整理する
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② ChatGPTに文章構成のたたき台(申請理由書・事業計画書など)を作らせる
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③ 出力を、実際の要件・様式・最新の法令と自分で突き合わせる
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④ 条文引用・数値要件があれば、必ず一次情報(法令原文・所管窓口)で裏付けを取る
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⑤ 依頼者への説明・最終的な申請書の体裁確認は、有資格者本人が行う

活用の手順

対象となる許認可の種類と、依頼者から確認済みの事実関係を整理する
ChatGPTに、申請理由書や事業概要説明などの文章構成のたたき台を作成させる
出力されたたたき台を、実際の要件・様式・最新の法令と突き合わせて自分で修正する
条文の引用や要件の記載がある場合は、必ず一次情報(法令原文・所管窓口の案内)で裏付けを取る
依頼者への説明・最終的な申請書としての体裁確認は、有資格者自身が行う

すぐ使えるプロンプト例

プロンプト例(申請理由書のたたき台作成):

以下の内容から、[許認可の種類]の申請理由書のたたき台を作成してください。
・事業内容: [内容]
・申請の背景: [内容]
・構成は「事業概要→申請理由→今後の事業計画」の順にしてください。
・法令名や要件の断定的な記載はせず、事実関係の整理を中心にしてください。

プロンプト例(依頼者へのヒアリング項目リスト作成):

[許認可の種類]の申請にあたり、依頼者に確認すべきヒアリング項目の
リストを作成してください。項目には「なぜこの確認が必要か」も
簡潔に添えてください。
・想定する事業内容: [内容]
・注意: 法令上の要件そのものの断定はせず、
 一般的に確認が必要になりやすい事実関係の整理にとどめてください。

プロンプト例(事業計画書の骨子作成):

以下の内容から、事業計画書の骨子(構成案)を作成してください。
・事業内容: [内容]
・開業の背景: [内容]
・今後3年程度の見通し: [内容]
・数値目標や具体的な法令要件の記載はせず、
 文章構成のたたき台に留めてください。

プロンプト例(添付書類チェックリストのたたき台・要検証前提):

[許認可の種類]の申請で、一般的に必要になりやすい添付書類の
チェックリストのたたき台を作成してください。
・出力の最後に、必ず次の一文を含めてください:
 「本リストは一般的な傾向の整理であり、実際の要否は
 所管窓口・最新の法令で必ず確認してください」

💡 ポイント: プロンプトの中に「法令名や要件の断定はしない」という条件をあらかじめ入れておくと、ハルシネーション(もっともらしい誤情報)のリスクを抑えやすくなります。ただし、条件を入れたからといってリスクがゼロになるわけではない点は変わりません。

ハルシネーションへの対策

ChatGPTに条文番号や具体的な要件を生成させず、あくまで文章構成・言い回しの下書きに使途を絞ると、リスクを抑えやすくなります
生成された内容に条文名や数値要件が含まれている場合は、そのまま使わず必ず原典で確認する運用ルールを徹底しましょう

使用例:行政書士・山口さんのケース

建設業許可の申請サポートを行っている行政書士の山口さんの例です。山口さんは、新規の依頼者から建設業許可申請の相談を受けました。

依頼者との打ち合わせ前に、「依頼者へのヒアリング項目リスト作成」プロンプトを使い、確認すべき項目の抜け漏れがないか事前に整理しました
打ち合わせで確認できた事実関係(事業内容・開業の経緯など)をもとに、「申請理由書のたたき台作成」プロンプトでドラフトを作成しました
ChatGPTが出力したドラフトの中に、山口さんが把握している最新の要件と異なりそうな記載があったため、その部分は一次情報(所管の建設業許可窓口の案内)で必ず裏付けを確認しました
添付書類についても「添付書類チェックリストのたたき台」プロンプトで一般的な傾向を整理してもらいましたが、実際の要否は窓口に電話で確認しました
最終的な申請書の内容・体裁は、山口さん自身がすべて確認した上で依頼者に説明し、提出しました

山口さんいわく、「ヒアリング項目や文章構成を考える手間は減ったが、要件の該当性判断や条文の確認は結局すべて自分で行っている。そこは省略できないし、省略してはいけない部分だと思う」とのことでした。

⚠️ 注意: この使用例は、あくまで「文章構成のたたき台作成」の部分にChatGPTを使った例です。許認可要件の該当性判断・添付書類の要否判断・依頼者への最終的な説明は、いずれも山口さん(有資格者本人)が行っています。この役割分担を崩さないことが重要です。

Before/After比較

項目	従来のやり方	ChatGPT活用後
ヒアリング項目の整理	経験と記憶に頼って都度作成	たたき台をベースに抜け漏れを確認
申請理由書の文章構成	白紙から書き始める	構成案をベースに肉付け・修正
要件の該当性判断	有資格者が判断(変わらず)	有資格者が判断(変わらず・省略不可)
条文・要件の裏付け確認	一次情報で確認(変わらず)	一次情報で確認(変わらず・省略不可)

よくある質問

Q. ChatGPTに条文番号や具体的な要件まで書かせてもいいですか? おすすめしません。条文番号や要件は誤って生成されるリスクが高い部分です。文章構成・言い回しの下書きに使途を絞ることをおすすめします。

Q. 依頼者から「AIに聞けばわかるのでは」と言われたらどう説明すればいいですか? 生成AIの回答はあくまで一般的な情報整理であり、個別の事案への当てはめや法的な最終判断には使えないこと、有資格者の確認が必要な理由を、依頼者に丁寧に説明することが重要です。

Q. 依頼者の情報をChatGPTに入力しても大丈夫ですか? 依頼者の個人情報や機密性の高い情報を入力する際は、利用するAIサービスのデータの取り扱い方針を必ず事前に確認してください。心配な場合は、仮の内容に置き換えてから文章構成だけを作らせる方法もあります。

まとめ

ChatGPTは許認可申請書の「文章構成のたたき台作り」を効率化する道具として活用できますが、要件の該当性判断や最終的な内容確認は、有資格者である行政書士本人が必ず行う必要があります。本記事はその前提のもとでの活用方法の紹介です。AIの回答はあくまで参考情報であり、有資格者による最終確認を省略してよい理由にはなりません。