職種別・実務自動化ガイド
年末調整の従業員向け案内文・記入ガイド・問い合わせ対応をChatGPTで作る方法(担当者向け・今から準備)
PR本記事はアフィリエイト広告(プロモーション)を含みます。紹介する商品・サービスの選定基準や体験談は編集部の見解に基づきます。
この記事を読むと何ができるようになるか
- 年末調整で従業員に配る「案内文」「提出書類の記入ガイド」「よくある質問への回答」を、ChatGPTでスピーディに下書きできるようになります
- AIに任せてよい範囲(文面のたたき台づくり)と、人が必ず行う範囲(税額の計算・個別の適用判断)の線引きがわかります
- 従業員の個人情報をAIに入力しないための、安全な使い方とプロンプト例が手に入ります
年末調整は、担当者にとって毎年やってくる負担の大きい業務です。この記事で扱うのは、税額の計算そのものではなく、従業員とやり取りするための「社内コミュニケーション文書」づくりです。案内文や記入ガイド、問い合わせへの回答文は毎年似た内容を作り直しがちなので、ChatGPTで下書きすると初速が大きく上がります。ピークは10〜12月ですが、8〜9月のうちに文面のひな形を整えておくと、繁忙期に慌てずに済みます。
⚠️ 注意: 年末調整の制度・提出書類・様式・控除の要件は年度で変わります。本記事は一般的な文書作成の手順であり、税額の計算方法や個別の適用可否を保証するものではありません。様式・記入方法は国税庁など公式で、判断に迷う点は税理士・社労士にご確認ください。
AIに任せてよいこと・任せてはいけないこと
年末調整の業務は、大きく「文書づくり」と「計算・判断」に分かれます。ChatGPTが向くのは前者だけです。
| 業務 | AI活用 | 補足 |
|---|---|---|
| 従業員向けの案内文・スケジュール連絡 | ◯ 下書きに向く | 提出期限・提出先は自社の情報を人が確認 |
| 提出書類の記入ガイド(記入例の説明文) | ◯ 下書きに向く | 様式は最新の公式を人が確認 |
| 「よくある質問」への回答文 | ◯ 下書きに向く | 制度にかかわる回答は人が正確性を確認 |
| 税額・控除額の計算 | ✕ 任せない | 計算・確定は給与ソフト・担当者・税理士が行う |
| 個別従業員の適用可否の判断 | ✕ 任せない | 事情により変わる。専門家・公式で確認 |
💡 ポイント: 「案内・説明・FAQなどの“文章”はAI、計算と判断は人と給与ソフト」と分けるのが基本です。文面のトーンや正確性は、配布前に必ず担当者が確認します。
最重要: 従業員の個人情報をAIに入力しない
年末調整では、従業員のマイナンバー・給与額・扶養家族の情報・住所などの機微な個人情報を扱います。これらを一般のAIチャットにそのまま入力しないでください。
- 案内文やFAQは「一般的な内容」で作れます。実在の従業員名・金額・マイナンバーを入れる必要はありません
- 記入例が必要なときは、「山田太郎」「◯◯円」のような架空の例を使います
- 特定の従業員の個別事情を相談したいときは、AIではなく社内の担当者・税理士・社労士に相談します
⚠️ 注意: マイナンバー・給与額・扶養情報などをAIに入力するのは情報漏えいリスクがあります。文書のたたき台づくりは「一般化した内容」に徹し、個人が特定できる情報は入力しないでください。
全体の流れ(図解)
① 今年の提出書類・期限・提出先を自社で確定する(公式で最新確認)
│
▼
② ChatGPTで「案内文」の下書きを作る(スケジュール・提出方法)
│
▼
③ ChatGPTで「記入ガイド」の下書きを作る(架空の記入例つき)
│
▼
④ ChatGPTで「よくある質問」の回答集を作る
│
▼
⑤ 担当者が制度の正確性・自社の情報・トーンを確認して配布実際の手順
- 今年の提出書類・提出期限・提出先(社内の担当窓口)を自社で確定する。様式・控除要件は公式で最新を確認する
- ChatGPT公式サイトにアクセスし、アカウントがなければ無料登録する
- 下記プロンプト例で「従業員向け案内文」を下書きする(自社の期限・提出方法を穴埋めで反映)
- 「記入ガイド」を、架空の記入例つきで下書きする
- 「よくある質問」の回答集を作り、制度に関わる部分の正確性を担当者が確認する
- 配布前に、期限・提出先・トーン・制度の正確性を人が最終チェックして配布する
プロンプト例(3つ・コピーして使えます)
自社の状況(提出期限・提出方法・対象者)を穴埋めで伝えると、そのまま使いやすい文面になります。個人情報は入れないでください。
プロンプト例(従業員向けの案内文を作る場合):
中小企業の総務担当として、従業員に配る「年末調整のお知らせ」の
案内文を作成してください。やさしく丁寧なトーンで、提出物・期限・
提出方法・問い合わせ先が一目でわかる構成にしてください。
制度の細かい要件には触れず、社内連絡として必要な情報に絞ってください。
・提出期限: [例:11月29日まで]
・提出方法: [例:総務部へ紙で提出 / 給与システムから入力]
・問い合わせ先: [例:総務部 内線◯◯]
・特に強調したいこと: [例:扶養家族に変更があった人は必ず申告を]プロンプト例(提出書類の記入ガイドを作る場合):
年末調整の提出書類について、記入方法を従業員向けにやさしく
説明するガイド文を作成してください。専門用語はかみ砕き、
記入例は「山田太郎」などの架空の名前・金額で示してください。
制度の要件は年度で変わるため「最新は総務・公式で確認」と
一文添えてください。
・対象書類: [例:扶養控除等申告書、保険料控除申告書 など]
・特につまずきやすい欄: [例:保険料控除の記入欄]プロンプト例(よくある質問の回答集を作る場合):
年末調整について従業員からよく寄せられる質問と、その回答例を
5〜8組つくってください。回答は簡潔で、制度に関わる部分は
「詳細は総務・税務署・公式でご確認ください」と添えてください。
個別の税額計算には踏み込まないでください。
・想定される質問テーマ: [例:中途入社、掛け持ち、扶養の変更、期限に間に合わない場合]AIに実際に相談したやり取り
自分: 中途入社の人向けに、前職の源泉徴収票が必要だという案内を、きつくならないトーンで書いてください。
AI: 「本年に前職がある方へ」という見出しで、前職の源泉徴収票が年末調整に必要であること、提出期限、間に合わない場合は早めに総務へ相談してほしいこと、を丁寧なトーンでまとめた案内文を作成します。(以下、案内文の下書き)
このように、ChatGPTは「言いにくいお願い」を角が立たない文面にするのが得意です。一方で、「その人が年末調整の対象になるか」「いつまでに何が必要か」という制度・自社ルールに関わる部分は、担当者が正確性を確認する必要があります。
Before/After比較
| 項目 | 従来のやり方 | ChatGPT下書き活用後 |
|---|---|---|
| 案内文の作成 | 去年の文面を探して手直し | たたき台を数分で用意し微修正 |
| 記入ガイド | 一から書く・問い合わせが多い | 架空例つきの説明でつまずきを減らす |
| よくある質問 | 都度個別に返信 | FAQ化して事前に配れる |
| 計算・最終確認 | 人・給与ソフトが実施 | 人・給与ソフトが実施(変わらず) |
※上記は一般的に想定される変化の整理であり、当社が数値として計測したものではありません。
使用例: ひとりで総務を担う田村さんのケース
従業員20名の会社で、ひとりで総務・労務を担当する田村さんの例です。毎年、案内文づくりと問い合わせ対応に時間を取られていました。
- 8月のうちに「案内文」「記入ガイド」「FAQ」のたたき台をChatGPTで作り、自社の期限・提出方法を穴埋めしました
- 個人情報は一切入力せず、記入例はすべて架空の名前・金額にしました
- 制度に関わる部分は、国税庁の様式と顧問税理士への確認で正確性を担保しました
- 完成したFAQは事前に社内へ配布し、同じ質問の繰り返しを減らしました
田村さんいわく、「繁忙期の前に文面が固まっていたので、11月に慌てなくて済んだ」とのことでした(これは田村さんの体感であり、当社が効果を計測した数値ではありません)。
無料でどこまでできる?
案内文・記入ガイド・FAQのようなテキスト作成は、ChatGPTの無料プランでも実用的に行えます。ただし、一定回数で利用上限に達し軽量モデルに切り替わるとされており、回数・モデル名の仕様は変わります。本記事では断定しません。最新は公式でご確認ください。
なお、年末調整の計算・電子申告そのものは、給与計算ソフト(freee人事労務・マネーフォワード クラウド給与など)の領域です。これらに常時無料のプランはなく、機能・料金は変わります。導入を検討する場合は各社の公式サイトで最新をご確認ください(本記事は特定ソフトの申込を勧めるものではありません)。
気をつけたいこと
- ChatGPTの出力はあくまで文面のたたき台です。制度・様式・期限・自社ルールの正確性は、配布前に必ず担当者が確認してください
- 年末調整の制度・提出書類・控除要件は年度で変わります。古い前提のまま案内しないでください
- 従業員のマイナンバー・給与額・扶養情報などの個人情報をAIに入力しないでください。記入例は架空のものを使います
- 個別従業員の適用可否など判断が必要な相談は、AIではなく税理士・社労士・税務署へ
⚠️ 注意: 本記事は一般的な文書作成の手順であり、税務・労務の判断や計算の正確性を保証するものではありません。AI出力をそのまま提出・配布せず、必ず人が最終確認してください。「AIはたたき台、公開前に人が確認」という考え方は品質管理とレビューを分けた二段階チェックの記事でも紹介しています。
よくある質問
Q. 年末調整の税額計算をChatGPTにさせてもよいですか? おすすめしません。税額の計算・確定は給与ソフトと担当者・税理士の領域です。ChatGPTは案内・説明・FAQなどの文書づくりに使ってください。
Q. 従業員の情報を入力しないと、案内文が作れないのでは? 案内文・記入ガイド・FAQは一般的な内容で十分作れます。記入例は架空の名前・金額を使い、実在の個人情報は入力しないでください。
Q. 忙しくなる前に、今(8〜9月)からできることはありますか? 案内文・記入ガイド・FAQのひな形をこの時期に作っておくと、10〜12月の繁忙期に慌てずに済みます。毎年使い回せる資産にもなります。
まとめ
年末調整で担当者を悩ませる「案内文・記入ガイド・問い合わせ対応」は、ChatGPTの下書きと相性がよい業務です。税額の計算や個別判断はAIに任せず人と給与ソフトが行い、従業員の個人情報は入力しない——この線引きを守れば、繁忙期前に文面を整えて負担を平準化できます。従業員が抱く問い合わせへの対応は問い合わせ返信・FAQをChatGPTで効率化する記事の考え方も応用できます。個人事業主側の申告についてはインボイス制度の疑問をChatGPTで整理する記事もあわせてご覧ください。