社内FAQ・ナレッジベースをChatGPT×Notionで整備する方法(従業員向け)

PR本記事はアフィリエイト広告(プロモーション)を含みます。紹介する商品・サービスの選定基準や体験談は編集部の見解に基づきます。

この記事を読むと何ができるようになるか

従業員からの定型的な問い合わせ(総務・経理・ITルール等)を減らす社内FAQの初版を、ChatGPTで短時間で作れるようになります
作ったFAQをNotionのデータベースに蓄積し、検索できる状態で運用する方法がわかります
無料でできる範囲と、顧客の個人情報を扱う際の安全な入力方法が身につきます

「その質問、前にも聞かれたな」——総務・経理・IT担当者が同じ質問に何度も答えている状態は、社内FAQを整備することで大きく減らせます。この記事では、ChatGPTで過去の問い合わせからFAQの初版を作り、Notionのデータベースに蓄積・検索できる形で運用する方法を紹介します。

⚠️ 注意: 過去の問い合わせ内容に顧客や従業員の個人情報が含まれる場合は、匿名化・伏せ字にしてからAIに入力してください。

この記事の位置づけ(既存記事との違い)

「FAQ」「ドキュメント管理」に関する記事は当サイトに複数あります。対象読者と成果物が違うので線引きしておきます。

この記事 = 従業員向けの社内FAQ・ナレッジベース(総務・経理・ITルールなどの社内向けQ&A)です。
問い合わせ返信・FAQをChatGPTで効率化する方法 = 顧客向けの問い合わせ対応・FAQ。対象読者が異なります。
業務マニュアル・手順書をChatGPTで作る方法 = 手順を順番に説明するマニュアル。本記事のFAQは「よくある質問への回答」という単発のQ&A形式で、手順書とは形式が異なります。
エンジニアがNotion AIで仕様書・技術ドキュメントを管理する方法 = 開発の技術ドキュメントの管理。対象が開発物で、本記事の対象(社内の一般的な業務ルール)とは異なります。

つまり本記事は「従業員が日常業務で疑問に思うことを、Q&A形式でまとめておく」ための整備方法です。

社内FAQに向くデータベース構成

Notionでは、次のようなプロパティ構成が社内FAQの管理に向いています。

プロパティ	種類	内容
カテゴリ	セレクト	総務/経理/IT/人事等
質問	テキスト	よくある質問
回答	テキスト	回答の本文
最終更新日	日付	情報が古くなっていないかの目安
担当・確認者	セレクト/テキスト	内容に責任を持つ担当

カテゴリごとにビューを分けると、従業員が自分で必要な情報を探しやすくなります。

💡 ポイント: 最初から全部門のFAQを揃えようとせず、問い合わせが多い1〜2部門から始めて少しずつ広げる方が挫折しにくくなります。

FAQ初版の作り方(過去の問い合わせから)

ゼロから質問と回答を考えるのは大変です。過去に届いた質問(メール・チャットのやり取り等)があれば、それをもとにChatGPTでFAQの初版を作ると効率的です。

過去の問い合わせ内容を集める(個人情報は匿名化・伏せ字にする)
似た内容の質問をグループ化する
ChatGPTに「質問+回答」の形にまとめてもらう
回答の正確性を、実際の業務ルールと照らして人が確認する
Notionのデータベースに登録する

💡 ポイント: 「質問はできるだけ従業員が実際に使う言葉のまま残す」と、検索でヒットしやすいFAQになります。

無料でどこまでできる? ChatGPTとNotion AIの役割分担

FAQの文章づくりと、蓄積・検索の仕組みは別の作業です。

役割	何をするか	無料でできる範囲
ChatGPT(FAQ文面の下書き)	問い合わせ内容からのQ&A化、表現の統一	無料プランでも一定回数は利用可
Notionデータベース(手動運用)	カテゴリ分け、検索、更新日の管理	無料プランでも十分に運用可能
Notion AI(要約・横断検索等)	長い回答の要約、複数ページの横断検索	機能の一部は上位プラン専用とされることがある

ChatGPTの無料プランは、執筆時点では問い合わせ内容からのFAQ化に実用的に使えます。ただし、一定時間あたりの利用回数に上限があり、超えると軽量なモデルに切り替わる仕様とされています。回数やモデル名(GPT-5.5 など)は変わることがあるため断定しません。最新は公式でご確認ください。

Notionのデータベース(カテゴリ分け・検索・更新日管理)自体は、執筆時点では無料プランでも十分に運用できます。一方で、Notion AIの一部機能(複数ページを横断した要約・検索等)は上位プラン専用とされることがあり、どの機能が無料でどこから有料かは変わりやすいため、契約前に公式サイトで最新の提供範囲をご確認ください。

💡 ポイント: 「FAQの文章化はChatGPT」「蓄積・カテゴリ分けはNotionの無料範囲」「横断検索など高度なAI機能は必要になったら有料プランを検討」と段階的に進めると無理がありません。

全体の流れ(図解)

① 過去の問い合わせ内容を集める(個人情報は匿名化)
        │
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② 似た質問をグループ化し、ChatGPTでQ&A形式に整理する
        │
        ▼
③ 回答の正確性を実際の業務ルールと照らして人が確認する
        │
        ▼
④ Notionのデータベースにカテゴリ分けして登録する
        │
        ▼
⑤ 新しい質問が来るたびにFAQへ追記し、少しずつ育てる

実際の手順

総務・経理・ITなど、問い合わせが多い部門を1〜2つ選び、過去の質問を集める(個人情報は匿名化・伏せ字にする)
ChatGPT公式サイトにアクセスし、アカウントがなければ無料登録する
下記プロンプト例で、集めた質問をQ&A形式のFAQ初版に整理してもらう
回答の正確性を、実際の業務ルールと照らして人が確認する
Notion公式サイトでカテゴリ・質問・回答のデータベースを作り、FAQを登録する
新しい質問が来るたびに、少しずつFAQへ追記して育てていく

プロンプト例(3つ・コピーして使えます)

顧客や従業員の個人情報が含まれる場合は、匿名化・伏せ字にしてから入力してください。

プロンプト例(問い合わせ内容からFAQ初版を作る場合):

次の問い合わせ内容を、社内FAQの「質問」と「回答」の形式に
整理してください。
・対象部門: [例 総務]
・条件: 似た内容の質問はまとめ、従業員が検索しそうな言葉を
  質問文に残してください
（このあとに問い合わせ内容を貼り付け。個人情報は匿名化）

プロンプト例(FAQをカテゴリ分けする場合):

次のFAQリストを、カテゴリ(総務/経理/IT/人事など)ごとに
分類してください。分類に迷うものは「要確認」として理由も
添えてください。
（このあとにFAQリストを貼り付け）

プロンプト例(回答文の表現を統一する場合):

次のFAQの回答文を、社内向けの丁寧で簡潔な文体に統一してください。
専門用語には簡単な補足を加え、長い回答は箇条書きに整理してください。
事実の内容は変えないでください。
（このあとにFAQリストを貼り付け）

AIに実際に相談したやり取り

自分: 総務への問い合わせをFAQ形式に整理してください。似た質問はまとめてください。

AI: いただいた問い合わせを内容ごとにグループ化し、「経費精算はいつまでに提出すればよいですか」「備品の購入申請はどこから行いますか」のような質問文と、それぞれの回答案をお作りしました。回答の内容は実際の社内ルールと異なる可能性があるため、登録前に総務担当の方にご確認いただくことをおすすめします。

このように、ChatGPTは「検索されやすい質問文と回答の型」を素早く作ってくれます。一方で、回答の正確性が実際の業務ルールと一致しているかは、人が確認する必要があります。

Before/After比較

項目	従来のやり方	AI活用後
FAQの初版づくり	白紙から質問と回答を考える	過去の問い合わせから素早く整理
問い合わせ対応	毎回同じ説明を口頭・メールで	FAQを案内するだけで済む場合が増える
回答の正確性	人が確認	人が確認(変わらず・省略不可)

※上記は一般的に想定される変化の整理であり、当社が数値として計測したものではありません。

使用例: 同じ質問に繰り返し答えていた総務担当・林さんのケース

中小企業で総務を担当する林さんの例です。

過去半年分の問い合わせメールを集め、個人情報を伏せ字にしてからChatGPTに渡しました
似た質問をグループ化したFAQ初版を作ってもらい、社内ルールと照らして回答を修正しました
NotionにカテゴリごとのFAQデータベースを作り、社内向けに共有しました
新しい質問が来るたびに、少しずつFAQへ追記しています

林さんいわく、「同じ説明を繰り返す時間が減り、新しく届く質問への対応に集中できるようになった」とのことでした(これは林さんの体感であり、当社が効果を計測した数値ではありません)。

気をつけたいこと

過去の問い合わせ内容に顧客や従業員の個人情報が含まれる場合は、匿名化・伏せ字にしてからAIに入力してください
AIが作った回答案を鵜呑みにせず、実際の業務ルールと照らして人が確認してから公開してください
FAQは作って終わりではなく、新しい質問が来るたびに追記して育てる運用が必要です
Notion AIの機能(横断検索・要約等)がどこまで無料でどこから有料かは変わりやすいため、契約前に公式サイトで確認してください
ChatGPTの無料プランは利用回数に上限があり、モデルや回数の仕様は変わります。無料で無制限ではない点に注意してください

⚠️ 注意: 本記事は一般的な整備方法の紹介であり、掲載内容・回答の正確性を保証するものではありません。「AIはたたき台、最終確認は人」という考え方は、品質管理とレビューを分けた二段階チェックの記事、指示を言語化してAIに任せる分担はサブエージェントの業務割り振り設計の記事でも紹介しています。

よくある質問

Q. 顧客向けのFAQと社内FAQは一緒に管理してもいいですか? 対象読者が異なるため、分けて管理することをおすすめします。顧客向けは問い合わせ返信・FAQをChatGPTで効率化する方法を参考にしてください。

Q. 過去の問い合わせデータがあまり残っていない場合はどうすればいいですか? 今後届く質問を都度FAQに追記していく形で問題ありません。まずは思いつく限りのよくある質問を洗い出し、少しずつ育てていく運用がおすすめです。

Q. 手順を説明するマニュアルとFAQはどう使い分けますか? 複数ステップの作業手順は業務マニュアル・手順書をChatGPTで作る方法、単発の質問への回答はFAQ、と使い分けると読み手にとってわかりやすくなります。

まとめ

社内FAQ・ナレッジベースは、過去の問い合わせをChatGPTでQ&A形式に整理し、Notionのデータベースに蓄積することで、同じ質問への対応の手間を減らせます。ただし、個人情報は匿名化してから入力し、AIが作った回答案は実際の業務ルールと照らして人が確認してから公開してください。最初から完璧を目指さず、問い合わせが多い部門から少しずつ育てていくのが続けるコツです。