ChatGPTにExcel・スプレッドシートの関数/数式を作ってもらう方法(関数が苦手な人向け)

PR本記事はアフィリエイト広告(プロモーション)を含みます。紹介する商品・サービスの選定基準や体験談は編集部の見解に基づきます。

この記事を読むと何ができるようになるか

「この集計、どの関数を使えばいいの?」という悩みを、ChatGPTに関数・数式を作ってもらって解決できるようになります
コピーして使えるプロンプト例と、関数が苦手でもマネできる伝え方がわかります
AIが出した関数を鵜呑みにせず、小さいデータで自分で検算する手順が身につきます

「合計や条件付きの集計をしたいけれど、どの関数を使えばいいかわからない」——これは事務・経理・営業事務で誰もが一度はぶつかる壁です。ChatGPTを使えば、やりたいことを言葉で伝えるだけで関数の式を作ってもらえます。ただし、AIは間違った式を出すこともあるので、検算までがワンセットです。この記事では、その安全な使い方を紹介します。

この記事は「関数を1個作ってもらう入口」の記事です

先に役割分担を整理します。この記事は、**関数・数式を1個作ってもらって手作業を減らす「入口」**です。

関数を1個作りたい・関数が苦手を克服したい方は、この記事(本記事)が入口です
集計そのものを**毎月自動で更新される「仕組み」**にしたい方は「マーケティングレポートをスプレッドシート×AIで自動化する方法(GAS連携)」へ進んでください。こちらはGAS(スクリプト)で集計〜定期更新まで仕組み化する話です

まずは本記事で関数に慣れ、「毎月の繰り返しをまるごと自動化したい」と感じたら仕組み化の記事へ、という順番がおすすめです。

無料でどこまでできる? ツールごとの整理

「ChatGPTに関数の式を聞いて、自分でセルに貼る」までは無料でできます。 一方、ExcelやスプレッドシートのなかにAIが入り込んで直接操作してくれる機能は、有料であることが多い点に注意してください。

やりたいこと	無料でできるか	補足
ChatGPTに関数式を聞いて自分で貼る	○(無料の範囲で可)	本記事の基本のやり方
Excel/スプレッドシートで関数を入力する	○(表計算ソフト側は無料で使える)	Web版含め関数入力自体は無料
Excel内蔵のAI(Copilot)にセルを操作させる	×(有料)	Microsoft 365 Copilotは有料
スプレッドシート内でGeminiに直接処理させる	×(有料)	シート内直接連携は対応プランが必要

つまり、**「考える(式を作る)のは無料のChatGPT、動かすのは無料の表計算ソフト」**という組み合わせなら、追加費用なしで始められます。ExcelやスプレッドシートにAIを組み込む機能は有料ですが、それがなくても関数づくりは無料で回せます。

ChatGPTの無料プランは、一定時間あたりの利用回数に上限があり、超えると軽量なモデルに自動的に切り替わる仕様です(回数やモデル名は変更されることがあります)。関数を一度に何十個も作らせるとつまずくことがあるので、必要な式を数個ずつ聞くのが現実的です。

💡 ポイント: ChatGPT・Claude・Geminiのどれで関数を作らせるか迷ったら、使い分けの考え方を「ChatGPT・Claude・Gemini 業務用途別の使い分け比較」で整理しています。

全体の流れ(図解)

① やりたい集計を言葉で整理する(何を・どう・どこに)
        │
        ▼
② 表の構成(列と内容)をChatGPTに正確に伝える
        │
        ▼
③ ChatGPTに関数式を作ってもらう(式の意味も聞く)
        │
        ▼
④ 数行の小さいデータに貼り、手計算の答えと突き合わせる
        │
        ▼
⑤ 合っていれば本番データへ。ずれたら条件を伝え直す

実際の手順

ChatGPT公式サイトにアクセスし、アカウントがなければ無料登録する
やりたいこと(例: 「担当者ごとの売上を合計したい」)を言葉で整理する
表の構成(どの列に何が入っているか)を正確に伝える。ここが曖昧だと式もずれます
ExcelかGoogleスプレッドシートか、どちらの関数がほしいかを伝える(関数名が違うことがあるため)
関数式を作ってもらい、あわせて「式の意味」も説明してもらう
数行の小さいデータを別の場所に用意し、その式を貼って結果を手計算と照合する(検算)
合っていれば本番の表に適用する。ずれていたら、何がどう違ったかを伝えて直してもらう

AIに関数を作ってもらうプロンプト例

コツは、表の列構成を具体的に伝えることと、ExcelかスプレッドシートかとOSの前提を書くことです。

プロンプト例(条件付きの集計をする関数を作ってもらう場合):

Excelの関数を教えてください。
・表: A列に担当者名、B列に商品名、C列に売上金額(数値)
・やりたいこと: 担当者ごとの売上合計を別表に出したい
・出力先: E列に担当者名、F列に合計金額
SUMIFなど、Excelで使える関数を提案し、
式の意味も初心者向けに説明してください。

プロンプト例(スプレッドシート用に、式の意味つきで作ってもらう場合):

Googleスプレッドシートの関数を教えてください。
・表: A列に日付、B列にカテゴリ、C列に金額
・やりたいこと: 今月ぶんだけを、カテゴリ別に合計したい
関数はコピペで使える形で1つ提示し、
各引数が何を指しているかを一行ずつ説明してください。
※Excelとは関数名が違う場合があるので、
 スプレッドシートで動く式にしてください。

プロンプト例(エラーが出た式を直してもらう場合):

次の関数を貼ったら「#REF!」エラーになりました。原因と直し方を、
関数が苦手な人にもわかるように説明してください。
・使った式: [式をそのまま貼る]
・表の構成: [列と内容]
・やりたかったこと: [目的]
なぜエラーになるのかを説明したうえで、修正した式を出してください。

AIに実際に手伝ってもらったやり取り

自分: 担当者別の売上合計を出す式をもらって貼ったのですが、合計が実際より大きくなります。なぜですか。

AI: 合計が大きくなる場合、集計範囲に想定外の行(合計行や空白行、別集計の数値)が含まれている可能性が高いです。まず、式が参照している範囲が「明細データだけ」を指しているかを確認してください。また、担当者名の表記ゆれ(全角・半角スペースや「株式会社」の有無)で別人と扱われ、二重にカウントされることもあります。数行の小さなデータで、手計算の合計と式の結果が一致するか確かめると原因を切り分けやすくなります。修正版の式は次のとおりです……

このように、AIは原因の見当づけと直し方を教えてくれます。ただし、「実際に自分の表で正しい数字になるか」は、小さいデータでの検算でしか確かめられません。ここを飛ばすと、間違った集計に気づかないまま使い続けることになります。

なぜ「検算」が必要なのか

AIは関数を自信ありげに出しますが、次のような間違いが混じることがあります。

実際には存在しない関数名を出す
集計の条件(以上/より大きい、含む/完全一致)が、こちらの意図とずれている
ExcelとGoogleスプレッドシートで関数名や区切り文字が違うのに、片方の書き方で出してくる

だからこそ、本番データにいきなり使わず、答えがわかっている数行のデータで試すのが鉄則です。手計算の結果と一致してはじめて、その式を信頼できます。

⚠️ 注意: AIが出した関数は、そのまま正しいとは限りません。必ず小さいデータで検算し、手計算の答えと一致することを確認してから本番の表に使ってください。

Before/After比較

項目	従来のやり方	ChatGPT活用後
関数を調べる	検索して例文を探す	やりたいことを伝えて式を作らせる
式の意味の理解	自力で解読	引数の意味を説明してもらう
エラー対応	原因がわからず手が止まる	エラー内容を伝えて直してもらう
数値の検算	人が確認	人が確認(変わらず・省略不可)

※上記は一般的に想定される変化の整理であり、当社が数値として計測したものではありません。

使用例: 関数が苦手な営業事務・伊藤さんのケース

営業チームの数字を毎月まとめている営業事務の伊藤さんの例です。関数は苦手で、集計のたびに手作業でコピペしていました。

まず「担当者別の売上合計」を出す式を、表の列構成を添えてChatGPTに作ってもらいました
いきなり全データに使わず、5行だけの小さな表で試し、手計算の合計と一致することを確認しました
合計が実際とずれたときは、担当者名の表記ゆれが原因とAIに教わり、表記を統一して解決しました
動くとわかった式を本番の表に適用し、毎月のコピペ集計をなくしました

伊藤さんいわく、「関数を覚えなくても、やりたいことを言葉にすれば式が作れるとわかった。ただし検算だけは省けないと痛感した」とのことでした(これは伊藤さんの体感であり、当社が効果を計測した数値ではありません)。

気をつけたいこと

AIが出す関数は間違っていることがあります。必ず数行の小さいデータで検算し、手計算の結果と一致してから本番に使ってください
ExcelとGoogleスプレッドシートは関数名や記法が異なる場合があります。どちらを使うかをプロンプトで必ず伝えてください
売上・顧客名など機密性の高いデータそのものを貼る必要はありません。「A列に担当者名」のように構造だけを伝えれば式は作れます
Excel内蔵のCopilotやスプレッドシート内のGemini直接連携は有料です。無料で完結させたい場合は「ChatGPTに式を聞いて自分で貼る」やり方を選んでください
ChatGPTの無料プランは利用回数に上限があります。一度に大量の式を作らせる用途には向きません

よくある質問

Q. 関数がまったくわからなくても使えますか? 使えます。関数名を知らなくても、「何を・どう集計して・どこに出したいか」を言葉で伝えれば式を作ってもらえます。大切なのは、出てきた式を小さいデータで検算することです。

Q. なぜ検算が必要なのですか? AIは存在しない関数や、条件がずれた式を出すことがあるためです。答えがわかる数行のデータで試し、手計算と一致してから本番に使えば安全です。

Q. 毎月の集計をまるごと自動化したいのですが? それは「仕組み化」の話になります。GASで集計〜定期更新まで自動化する方法を「マーケティングレポートをスプレッドシート×AIで自動化する方法(GAS連携)」で解説しています。本記事(関数の入口)で慣れてから進むのがおすすめです。

まとめ

「どの関数を使えばいいかわからない」という悩みは、ChatGPTにやりたいことを言葉で伝えれば、関数の式にしてもらえます。無料でできるのは「式を聞いて自分で貼る」まで(Excel/スプレッドシート内蔵のAIは有料)。そして最も大事なのは、AIの式を鵜呑みにせず、小さいデータで検算してから本番に使うことです。まずは1つの集計を関数化することから始め、繰り返しを自動化したくなったら仕組み化の記事へ進んでみてください。